Angebotsnachverfolgung automatisieren, ohne CRM: so geht es auf Outlook
Automatisierung heißt hier: Für jedes Angebot, das rausgeht, liegt an Werktag 2, 5, 8, 14 und 21 nach dem Versand eine fertige Nachfassmail als Entwurf in Outlook. Ein Mitarbeiter schickt sie mit einem Klick. Nichts geht von selbst raus, nichts muss gepflegt werden, kein neues Programm. Antwortet der Kunde, stoppt die Strecke.
Stand 11.10.2026Warum nicht einfach ein CRM?
Weil ein CRM einen neuen Prozess verlangt und jemanden, der ihn pflegt. Beides hat ein Betrieb mit 20 bis 99 Leuten selten. Ein Projekt über einen HubSpot-Partner kostet im ersten Jahr 30.000 bis 50.000 Euro, dauert 6 bis 12 Wochen, dazu Lizenz pro Kopf (öffentliche Preisangaben von HubSpot-Partneragenturen, April 2026). 37 Prozent der Unternehmen haben eine CRM-Einführung mindestens einmal abgebrochen (CRM-Studie 2026, ADITO).
Und das Problem sitzt nicht im Fehlen eines Programms. Es sitzt darin, dass nach dem Angebot niemand zuständig ist. Das löst man mit einem Ablauf, der im vorhandenen Postfach stattfindet.
Wie läuft die Automatisierung auf Outlook?
Vier Schritte. Messen: Wie lange liegt eine Anfrage heute, bis jemand antwortet? Das ist die Startzahl. Antworten: Jede Anfrage im info@-Postfach bekommt in 60 Minuten eine Bestätigung, auch samstags. Nachfassen: Zu jedem Angebot liegen fünf Mails als Entwurf bereit, am fälligen Werktag, mit Vollständigkeit, Wer prüft mit, Zeitpunkt, Alternative, Abschluss als Grund. Nachweisen: Einmal im Monat ein Blatt mit Anfragen, Antwortzeit, Nachfassversuchen und Aufträgen, gegen die Startzahl.
Technisch ist das ein Lesezugriff auf ein Postfach, nicht auf das Firmenkonto, freigegeben von Ihrer IT, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Anrufe und Abschlüsse trägt der Vertrieb in Outlook nach, mehr nicht.
Was heißt „Entwurf statt automatischer Versand“?
Dass kein Kunde eine Mail bekommt, die niemand im Betrieb gesehen hat. Der Entwurf liegt da, der Mitarbeiter liest ihn, passt einen Satz an oder nicht, und klickt. Das dauert zehn Sekunden, aber die Verantwortung bleibt im Haus. Wer den Versand ganz automatisch will, kann das einschalten; die Vorgabe ist Entwurf.
Was braucht der Betrieb dafür?
Wenig, und nichts, was Schulung braucht:
- Outlook (Microsoft 365) und ein info@-Postfach, über das Anfragen kommen
- Eine Stunde zum Start: Ablauf, Sprache, welche Anfragen zählen
- Eine Freigabe der IT für den Lesezugriff auf das eine Postfach
- Die Angebote der letzten 90 Tage als Liste aus dem ERP, damit die erste Strecke sofort Material hat
- 30 Minuten im Monat für den Bericht
Kurz gefragt
Muss das ERP angebunden werden?
Nein. Das ERP bleibt, wie es ist. Die Angebote kommen als Liste aus dem ERP, die Nachfassstrecke läuft in Outlook. Was der Kunde antwortet, landet bei Ihren Leuten.
Was passiert mit den Daten?
Sie bleiben in Ihrem Postfach. Der Zugriff ist auf das eine info@-Postfach begrenzt, Ihre IT kann ihn jederzeit abschalten. Rechtlich geregelt über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO.
Wie lange dauert die Einrichtung?
30 Tage bis zum ersten Monatsbericht: Woche 1 Start und Freigabe, Woche 2 Antworten, Woche 3 Nachfassen, Woche 4 Bericht.
Quellen: VDI-Studie Angebotsmanagement (281 Industriebetriebe); US-Erhebungen zu Vertriebsverhalten 2011 bis 2016; CRM-Studie 2026 (ADITO); Preisangaben von HubSpot-Partneragenturen, April 2026. Für den deutschen Maschinenbau gibt es zur Nachfassquote noch keine Erhebung; die eigene Messung läuft seit September 2026.