Ein Postfach, Lesezugriff, Entwürfe. Mehr nicht.
Diese Seite ist für die Person, die bei Ihnen Microsoft 365 betreut. Sie beschreibt, was die Angebotssicherung technisch braucht, was sie nicht bekommt, und wie Sie sie jederzeit abschalten.
Stand 11.10.2026Was gebraucht wird
- Ein Microsoft-365-Mandant mit Exchange Online und ein Postfach, über das Anfragen eingehen (meist info@).
- Eine App-Registrierung in Ihrem Mandanten mit Berechtigung auf genau dieses Postfach: Mails lesen, Entwürfe anlegen. Freigabe (Admin-Consent) durch Ihre IT.
- Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, den ich mitbringe; er regelt Zweck, Dauer, Löschung und Ihre Weisungsrechte.
- Eine Stunde zum Start mit dem Innendienst: welche Anfragen zählen, in welcher Sprache nachgefasst wird, wer die Entwürfe sieht.
Was nicht gebraucht wird
- Kein Zugriff auf andere Postfächer, auf OneDrive oder SharePoint, auf das Verzeichnis oder den Kalender.
- Keine Installation auf Clients oder Servern, keine Browser-Erweiterung, kein Agent.
- Keine Anbindung an das ERP. Die Angebotsliste der letzten 90 Tage kommt einmalig als Datei, zum Beispiel als Excel aus dem ERP.
- Kein globaler Administrator. Die Freigabe erteilt ein Administrator einmal; danach kann er sie jederzeit entziehen.
Was mit den Daten passiert
Die Mails bleiben in Ihrem Postfach. Der Dienst liest neue Anfragen, legt die Eingangsbestätigung und die Nachfassmails als Entwürfe an und merkt sich, was für die Strecke und den Monatsbericht nötig ist: Absenderadresse, Zeitpunkte, Angebotsnummer, Status der Versuche. Keine Anhänge, keine Zeichnungen, keine Preise außerhalb des Angebots selbst. Der Dienst läuft auf einem gemieteten Server in Deutschland; hat Ihr Betrieb einen eigenen Server, kann er auch dort laufen. Das klären wir je Betrieb.
Löschung: Nach Ende der Zusammenarbeit werden die gespeicherten Datensätze gelöscht, die Freigabe entzogen, und Sie bekommen eine Bestätigung. Während der Laufzeit können Sie jederzeit Auskunft über die gespeicherten Daten verlangen; das steht so im Vertrag.
Wie es in Betrieb geht
- Woche 1: Startstunde, App-Registrierung und Freigabe durch Ihre IT, Vertrag unterschrieben, Angebotsliste übergeben.
- Woche 2: Antworten live. Neue Anfragen bekommen die Eingangsbestätigung, Ihr Innendienst sieht sie vorsortiert im Postfach.
- Woche 3: Nachfassen live. Zu jedem offenen Angebot liegen die Entwürfe am fälligen Werktag bereit.
- Woche 4: Erster Monatsbericht. Danach 30 Minuten im Monat für die Durchsicht.
Fragen an mich
Technische Rückfragen Ihrer IT beantworte ich direkt, vor der Freigabe. Ich habe vorher bei einem ERP-Anbieter programmiert; es gibt keine Frage zum Datenfluss, die wir nicht in einem Telefonat klären. Conrad Caffier, [email protected], 0152 04428088.
Kurz gefragt
Wird eine Software bei uns installiert?
Nein. Auf Ihren Rechnern und Servern wird nichts installiert. Der Zugriff läuft über eine App-Registrierung in Ihrem Microsoft-365-Mandanten, die Ihre IT anlegt und freigibt.
Welche Berechtigungen braucht die App?
Lesen des einen info@-Postfachs und Anlegen von Entwürfen darin. Kein Zugriff auf andere Postfächer, auf Dateien, auf das Verzeichnis oder auf den Kalender. Die Berechtigungen stehen in der Freigabe und sind dort nachlesbar.
Gehen Mails ohne unser Zutun an Kunden raus?
Nein. Die Vorgabe ist Entwurf: Die Nachfassmail liegt am fälligen Werktag fertig im Postfach, ein Mitarbeiter schickt sie mit einem Klick. Nur die Eingangsbestätigung auf eine neue Anfrage geht automatisch, und nur, wenn der Betrieb das so festlegt.
Wie schalten wir ab?
Ihre IT entzieht der App die Freigabe im Microsoft-365-Mandanten. Ab dem Moment gibt es keinen Zugriff mehr. Eine Kündigung bei mir ist dafür nicht nötig.
Wo liegen die Daten?
Die Mails bleiben in Ihrem Postfach. Für die Verarbeitung laufen die Anfragen und Angebote durch einen Dienst auf einem gemieteten Server in Deutschland. Hat Ihr Betrieb einen eigenen Server, kann der Dienst dort laufen; das klären wir je Betrieb. Gespeichert wird nur, was für die Nachfassstrecke und den Monatsbericht nötig ist: Absender, Zeitpunkte, Angebotsnummer, Status.