Angebote nachfassen im Maschinenbau: wie oft, wann, und womit

Warum muss man Angebote im Maschinenbau überhaupt nachfassen?

Weil der Kunde meist zwei oder drei Angebote gleichzeitig auf dem Tisch hat und nicht das beste nimmt, sondern das, das gerade oben liegt. Ein Angebot, das nach dem Versand still bleibt, rutscht nach unten.

Von innen sieht der verlorene Auftrag anders aus: „Der Kunde hat sich nicht mehr gemeldet.“ Das ERP kennt das Angebot und kennt den Auftrag ab der Bestellung. Was dazwischen passiert, steht nirgends. 66 Prozent der Industriebetriebe führen ihre Angebote in Excel, rund die Hälfte arbeitet ohne CRM (VDI-Studie Angebotsmanagement, 281 Betriebe).

Wie oft sollte man ein Angebot nachfassen?

Fünfmal, also Versuch 2 bis 6, wenn das Angebot selbst Versuch 1 ist. Die Hälfte aller Angebote bekommt nie einen zweiten Versuch, und die meisten Aufträge kommen zwischen dem zweiten und dem sechsten. Ab dem siebten Versuch sinkt die Antwortquote (US-Erhebungen zu Vertriebsverhalten 2011 bis 2016; für den deutschen Maschinenbau gibt es die Zahl noch nicht).

Fünf Versuche sind kein Dogma. Es ist die Zahl, bei der die meisten Betriebe aufhören, lange bevor es aufdringlich wird. Wer heute einmal anruft, wenn Zeit ist, kommt mit fünf planbaren Mails weiter als mit guten Vorsätzen.

Wann nachfassen? Der Zeitplan

Gezählt werden Werktage nach dem Versand, Montag bis Freitag. Werktag 1 ist der Versandtag.

• Werktag 2: Vollständigkeit. Ist alles angekommen, fehlt noch etwas zum Angebot?
• Werktag 5: Wer prüft mit. Soll noch jemand im Haus das Angebot bekommen?
• Werktag 8: Zeitpunkt. Wann wird entschieden, und hält der Liefertermin dafür noch? Hier passt ein Anruf dazu.
• Werktag 14: Alternative. Eine andere Menge, ein anderes Material, eine andere Fertigung, falls der Preis die Hürde ist.
• Werktag 21: Abschluss. Ein letzter Satz. Danach Ruhe, bis der Kunde sich meldet.

Per Mail oder per Telefon nachfassen?

Per Mail nach Plan, per Telefon obendrauf. Ein Anruf trifft den Kunden nur, wenn er gerade Zeit hat, und das ist selten. Eine Mail wartet auf ihn. „Wir fassen per Telefon nach“ heißt in der Praxis fast immer: einmal, wenn jemand daran denkt.

Große Händler machen es vor: Die Mail „Sie haben etwas im Warenkorb vergessen“ kommt nach einer Stunde, nach einem Tag, nach drei Tagen. Nicht weil sie aufdringlich sind, sondern weil diese Mails ihnen das meiste Geld bringen. Ein Angebot über 18.400 Euro ist der größte Warenkorb, den Ihr Kunde je stehen gelassen hat.

Wie fasst man nach, ohne zu nerven?

Jede Mail braucht einen Grund, der dem Kunden nützt: eine Rückfrage zur Vollständigkeit, ein Hinweis auf den Liefertermin, eine Alternative. „Wollte nur mal nachfragen“ ist kein Grund. Kurz, in Ihrem Ton, mit Betreff, der das Angebot nennt.

Und eine Stoppregel: Nach Versuch 6 ein Satz wie „Ich melde mich nicht weiter, wenn es nichts wird. Bei Fragen bin ich da.“ Dann ist Schluss. Wer das einhält, wirkt nicht wie ein Callcenter, sondern wie ein Betrieb, der seine Angebote ernst nimmt.